Efficacité : comment rendre une réunion plus vivante ?

Rituel incontournable de la vie d’entreprise, la réunion peut, si l’on n’y prend pas garde, devenir un trou spatio-temporel. Autant dire, inacceptable aux yeux d’un entrepreneur.

Préparez vos réunions en amont

« Chouette, chouette, chouette, on va démarrer une réunion ». À moins de vivre sous substances euphorisantes, peu de salariés apprécient ce passage obligé de la vie d’équipe. Et on les comprend, souvent mal préparées, mal ficelées, elles se résument bien trop souvent à une conférence magistrale du dirigeant. Pas très vivant tout ça. À tel point d’ailleurs que 65% des employés interrogés par TNS Sofres pour une étude sur la vie des Français estiment qu’une réunion sur deux est inutile.

Résultat, près de la moitié des personnes interrogées avoue faire autre chose pendant ces réunions. Ils pensent à leurs amis, leur conjoint, à l’apéritif qui ne manquera pas de s’organiser à la sortie du bureau, bref à tout sauf à ce qui se rapporte à l’objet de la réunion. Certains en profitent également pour dessiner et/ou regarder leur mail. 10% arrivent même à… faire une sieste.

Plus longue, plus creuse

Il faut dire que l’animation d’une équipe, la transmission d’informations, est au cœur du métier d’entrepreneur. Sans compter les réunions extérieures, où l’entrepreneur se rend pour faire avancer l’entreprise. Résultat, selon une étude de la London School of Economics et de la Harvard Business School, sur les 55 heures hebdomadaires que le dirigeant consacre en moyenne à son entreprise, 18 sont passées dans une salle de réunion. Au final, le patron passe trois fois moins de temps dans son bureau à travailler seul.

Peut-être une des raisons pour lesquelles d’ailleurs l’entrepreneur ne réussit pas, tout le temps, à rendre vivant une réunion. Car, malgré tout, une réunion, ça se prépare. « Une réunion est d’autant plus longue que l’ordre du jour est plus creux », expliquait Roger Martin, directeur de la société Pont-à-Mousson avant sa fusion avec Saint-Gobain. Conséquence de quoi, les collaborateurs forts de leurs expériences passées, s’imaginent-ils déjà à lutter contre le sommeil durant ces prochaines heures.

« Ca va mal finir pour nous »

Surtout si vous êtes nombreux à suivre la réunion. Or, comme l’explique Éric Lorio, coach et psychologue en milieu professionnel, « au-delà de 10 personnes plus personne ne sait prendre une décision ». Trop de responsabilité, trop d’intendances à faire suivre, bref trop de logistique. Et ça, c’est un facteur clé de perte de temps en réunion. D’autant que le grand nombre dilue le sentiment de responsabilité. C’est bien connu, noyé dans une foule de 30 personnes, la très grande majorité se dit que les cadres prendront le relais en comité plus restreint.

Raison pour laquelle, il n’est pas inintéressant d’insuffler un sentiment d’urgence au début de chaque réunion. Concrètement, le dirigeant doit exprimer une seule idée : « si on n’y arrive pas, ça va mal finir pour nous à moyen terme ». Résultat garanti si vous disposez d’un personnel impliqué dans la survie et développement de l’entreprise.

Tancrède Blondé

Tancrède Blondé

Tancrède Blondé

Journaliste

Responsable de l’actualité écrite, Tancrède Blondé couvre l’actualité des entreprises et des entrepreneurs. Féru d'Histoire et de Politique, il se sert de sa passion et de ses connaissances profondes afin d'évoquer régulièrement la vie des entrepreneurs sous un angle plus insolite. Il anime également l’émission « Les entrepreneurs du monde ». En 18 minutes, il invite les auditeurs à découvrir un pays à travers les yeux d’un entrepreneur francophone ou expatrié.

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