Entrepreneur : Attention à bien respecter les formalités liées à l’embauche

 justice

L’embauche d’un salarié entraîne pour l’employeur un certain nombre de formalités obligatoires. Le point sur les plus importantes.

Déclaration des entrées et sorties du personnel :

En vertu des dispositions le l’article L.1221-16 du Code du Travail les employeurs doivent obligatoirement déclarer les entrées et les sorties du personnel.

L’obligation de la déclaration préalable est limitée aux établissements de cinquante salariés au moins, et se fait au moyen d’une déclaration sociale nominative (DSN), adressé dans les huit premiers jours de chaque mois à la Direction de l’animation de la recherche, des études et des statistiques (DARES), des contrats de travail conclus (ou résiliés) au cours du mois précédent.

Dans les établissements de moins de cinquante salariés, la mention au registre du personnel est seule requise.

Déclaration préalable à l’embauche :

Les employeurs doivent également procéder à l’immatriculation et (ou) à l’affiliation des salariés aux organismes de protection sociale par le biais de la déclaration préalable d’embauche.

Depuis le 1er août 2011, cette formalité s’effectue au moyen d’un seul document regroupant l’ancienne DPAE (déclaration préalable à l’embauche) et l’ancienne déclaration unique d’embauche (DUE). L’employeur est tenu de déclarer le salarié aux organismes de protection sociale  au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible d’embauche à l’Urssaf ou à la mutualité sociale agricole. L’absence de déclaration préalable d’embauche est constitutive de l’infraction de recours au travail dissimulé.

La déclaration doit comporter les mentions énumérées à l’article R.1221-1 du Code du travail.

La déclaration préalable à l’embauche permet à l’employeur d’accomplir les déclarations et demandes suivantes:

— l’immatriculation de l’employeur au régime de sécurité sociale, s’il s’agit d’un salarié non agricole ;

— l’immatriculation du salarié au régime général destinée à la CPAM ou, s’il s’agit d’un salarié agricole, à la caisse de mutualité sociale agricole ;

— l’affiliation au régime d’assurance chômage destinée à Pôle emploi ;

— la demande d’adhésion à un service de santé au travail, s’il s’agit d’un salarié non agricole;

— la demande d’examen médical d’embauche du salarié destinée au centre de médecine du travail ;

— la déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles auprès des institutions de retraite complémentaire et de prévoyance.

La déclaration préalable à l’embauche est effectuée par voie électronique. En cas d’impossibilité d’utiliser ce moyen de transmission, l’employeur doit adresser, par télécopie ou lettre recommandée avec demande d’avis de réception, le formulaire Cerfa no 10563#05 signé.

L’employeur doit fournir au salarié une copie de la déclaration préalable à l’embauche ou de son accusé de réception. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l’organisme destinataire de la déclaration.

Visite médicale d’embauche :

Les salariés bénéficient d’un examen médical, sauf exceptions, soit avant embauche, soit, au plus tard, avant l’expiration de la période d’essai. Cet examen doit nécessairement intervenir avant l’embauche pour les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée en application de l’article R. 4624-18 du Code du travail.

Cette visite médicale a pour but de s’assurer que le salarié est médicalement apte au poste pour lequel il a été recruté et qu’il n’est pas atteint d’une affection pouvant présenter un risque pour les autres travailleurs.

L’absence de visite médicale d’embauche ouvre droit systématiquement pour le salarié à des dommages-intérêts à la charge de l’employeur même s’il a adressé une déclaration préalable d’embauche à l’Urssaf, laquelle avait donc été transmise à la médecine du travail (Cass. soc., 18 déc. 2013, no 12-15.454).

Information du salarié :

Il est de la responsabilité de l’employeur de mettre en œuvre les moyens pour informer le salarié sur les textes et consignes applicables.

En ce sens, il convient de rédiger un contrat de travail en indiquant les mentions suivantes : identité des parties, lieu de travail ; titre, grade, qualité ou catégorie d’emploi ou description sommaire du travail ; date du début du contrat ; durée prévisible du contrat s’il est temporaire ; durée des congés payés et du préavis; durée journalière et hebdomadaire du travail ; montant et périodicité de la rémunération ; mention des conventions ou accords collectifs régissant les conditions de travail.

Il convient de remettre au salarié une notice d’information relative aux textes conventionnels applicables.

S’il y a un dispositif d’épargne salariale dans l’entreprise, (participation, intéressement, PEE, PEI ou Perco), lors de la conclusion du contrat de travail, l’employeur doit remettre au salarié un livret d’épargne salariale, établi sur tout support durable.

En outre, le Code du travail impose à l’employeur de procéder à des affichages sur différents points : horaire de travail des salariés ; adresse et numéro de téléphone de l’inspecteur du travail, du service médical du travail et des services de secours d’urgence, l’intitulé de la convention collective applicable et lieu où elle peut être consultée, texte du règlement intérieur, consignes de sécurité, coordonnées du service téléphonique ouvert aux témoins et victimes de discriminations raciales ainsi que des textes législatifs relatifs à l’égalité professionnelle et au droit d’accès aux informations personnelles informatisées.

Ebru Tamur

Avocat à la cour

Ebru Tamur

Ebru Tamur

Contributeur

Je suis Avocate inscrit au Barreau de Paris depuis novembre 2009, et j'interviens dans tous les domaine relatifs à la vie de l'entreprise, notamment dans le domaine du droit social et du droit commercial. J'interviens tant en conseil qu'en contentieux pour des PME, des sociétés internationales.

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