Ces dix dernières années, l’e-mail a supplanté tous les moyens de communication préexistant. Mais cet outil est-il toujours utilisé à bon escient ?

QWERTYUIOP. Tel était le contenu du premier e-mail envoyé par Ray Tomlinson sur le réseau ARPANET en octobre 1971. Depuis, il a fait des émules dans le monde entier à tel point qu’il focalise 13h/semaine des cadres français (lien vers l’article). L’avantage évident que procure cet outil entraîne malheureusement de mauvaises habitudes de travail qui sont essentiellement dues à 2 facteurs : la méconnaissance technique de cet outil et des contraintes sociales aliénantes.
Tout d’abord, côté technique, l’e-mail est un moyen de communication asynchrone. Ceci signifie que le délai d’acheminement d’un e-mail n’est pas nul. En effet, ce délai peut, réglementairement, atteindre 4 heures et, pratiquement, jusqu’à une semaine. Aussi, lorsque je veux transmettre une information et être sûr que celle-ci soit reçue immédiatement, l’e-mail ne peut ni ne doit se substituer au face à face, à l’appel téléphonique ou au chat (messagerie instantanée). Ces trois outils, dans l‘ordre, sont garants d’une meilleure transmission d’information d’après la théorie de l’information.
Ensuite, côté contrainte sociale, il est nécessaire de chasser 3 idées reçues. Tout d’abord, une infime quantité de tâche sont urgentes à moins de 30 minutes (feu, fuite d’eau, accident de la route, …). La lecture d’un e-mail, ne serait-ce que par son délai d’acheminement, ne peut l’être (cela fera l’objet d’un autre article). Ensuite, il n’est nul besoin d’avoir une boîte de réception d’e-mail débordante pour se sentir reconnu socialement ou utile pour autrui. Enfin, un e-mail n’est pas toujours fait pour être lu et/ou répondu.
De tout cela, je vous propose les 10 commandements suivant de la gestion des e-mails :
1/ L’alerte automatique (intrusive et sonore) de réception d’e-mail tu désactiveras
2/ Minimum 2 heures entre deux relevés de ta boîte de réception tu attendras
3/ Maximum 15 minutes d’affilés à ta boîte e-mail tu consacreras
4/ Si une réponse rapide tu attends, une question courte tu enverras
5/ Si une réponse de fond tu attends, ton corps jusqu’à ton interlocuteur tu déplaceras
6/ Appeler un destinataire d’un e-mail moins de 3 jours après son envoi pour savoir si il l’a reçu jamais tu ne feras
7/ Dans ta boîte de réception jamais plus de 30 le nombre d’e-mails ne dépassera
8/ Des filtres automatiques (y compris vers la corbeille) tu programmeras
9/ Les chaînes de flatterie d’ego ou à vocation humoristique tu ne transféras pas
10/ Si tes interlocuteurs mails n’appliquent pas ces commandements, de pédagogie tu useras
 

Julien Rittener

Dirigeant de Five Conseil