Ancien Directeur export, mon expérience m’a démontré à quel point il était important d’être préparé quand on rencontre des partenaires du monde entier. La compréhension de l’interculturel est un élément fondamental pour travailler, négocier ou encore manager des collaborateurs étrangers.
Cet article a pour objectif de vous aider dans vos démarches professionnelles en préparant vos entretiens à vos rencontres interculturelles.
Se préparer à une rencontre interculturelle
Pourquoi, dans une épreuve sportive l’échauffement est-il considéré comme naturel et nécessaire, alors que dans les affaires l’échauffement est souvent oublié ?
Pour éviter tout claquage, toute désillusion dans les relations d’affaires, une bonne préparation est indispensable. Plus les bonnes questions du « Pourquoi ? », du « Comment ? » de la rencontre, auront été correctement abordées en amont, plus le risque d’erreurs sera minimisé.
Il faut créer une cohérence entre son entreprise et son image :
– Tout d’abord, en étant congruent avec soi-même, c’est-à-dire en accord entre ce qu’on éprouve et ce qu’on fait chaque jour. Analyser les valeurs de son entreprise, ses missions et sa vision de l’avenir. Observer en quoi ses pensées personnelles sont en accord avec la politique de l’entreprise qu’on représente. Se demander : « Que perçoit alors réellement le partenaire entre la marque que je représente et ce que je suis en tant qu’ambassadeur de cette marque ? »
– La marque de l’entreprise ne représente parfois rien dans le pays du partenaire ciblé. Ce n’est qu’à travers nos relations, nos échanges qu’il se fait sa propre opinion. Lorsque la relation se structure et s’installe, la finalisation de l’accord passe souvent par des voyages dans les unités respectives. Si nous sommes l’image miroir de l’entreprise, sans déformation, le client confirmera l’accord et signera le projet. Si l’image est déformée, à son niveau ou au niveau de l’entreprise, le partenaire peut douter de la pérennité du projet et remettre la relation en cause.
– Afin que les relations restent harmonieuses, il est fondamental que l’image des hommes et des unités qu’ils représentent soient homogènes.
Il convient de se poser les questions listées dans la check-list suivante, avant la première rencontre afin que nos partenaires se sentent bien pendant l’entretien. Cela évitera des situations gênantes de part et d’autre. Il ne s’agit pas, par exemple, d’arriver en costume cravate alors que la plupart des autres participants n’ont pas de cravate ni de veste[1]. Ou encore de leur serrer la main alors que cela ne se pratique pas du tout…
Check-list à consulter avant toute rencontre
Voici un exemple de check-list que vous pouvez réaliser en préparation de vos entretiens interculturels.
– Qui rencontrons-nous ? Quelle est sa nationalité ? Que savons-nous de sa culture ?
– Comment s’habiller ? Comment se présenter ? Comment utiliser les cartes de visite ?
– Quelle image stéréotypée se fait-il du Français ? Quelle importance accorder aux mots, aux gestes et aux regards ?
– Comment est structuré le site Internet de sa société ? Quelles sont les valeurs qu’elle a souhaité mettre en avant et pourquoi ?
Les questions sur le degré de formalisme de la relation :
– Quels sont les rituels ? Où aller chercher l’information ? Quelle est la durée des présentations ?
– La ponctualité est-elle un critère déterminant ?
– Les cadeaux sont-ils appropriés ? Doit-on les accepter ? Comment les accepter ? Y en a-t-il à proscrire ?
– Comment sera perçu le fait d’éviter le regard de l’interlocuteur ou au contraire adopter un regard direct ? Quelles sont les actions à entreprendre pour qu’il vive une expérience supérieure à ses attentes ? Qu’est-ce qui pourrait le surprendre agréablement ?
– Les pauses et les intonations sont-elles perçues comme embarrassantes ou constructives ? Comment lui montrer que nous nous intéressons à sa culture, à lui, à son entreprise ? Quels types de documents lui présenter ? Pourquoi ?
– Que pouvons-nous évoquer ? Que devons-nous passer sous silence ? Comment allons-nous ouvrir l’entretien ? Quel est l’objectif de cette rencontre ? Savons-nous comment le type de sujet qu’on souhaite lui présenter est généralement abordé dans sa culture ?
– Qu’attendons-nous de lui ? Qu’attend-il de nous ? Que pouvons-nous faire pour lui faciliter la vie ?
– Quelle est la langue que nous allons utiliser ? La maîtrise-t-il correctement ? La maîtrisons-nous correctement ? Avons-nous sélectionné le bon interprète ?
– Comment allons-nous faire pour savoir, à tout moment, où nous en sommes dans le processus de négociation ? Quelles sont les étapes à construire avec lui ? Est-il d’accord sur le processus que nous souhaitons mettre en place ?
– Comment allons-nous terminer l’entretien ? Quelles seront les prochaines étapes ?
