Distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, celles que l’on planifie et celles que l’on peut déléguer à d’autres : telle est la base de la matrice qu’a mise au point Dwight Eisenhower, 34èmeprésident des Etats-Unis. Une matrice simple qui, si elle lui vient de son passé de militaire et d’homme d’Etat, se révèle très utile, voire indispensable, pour les PME qui souhaitent optimiser leur temps. [Le blog de Teamleader]

 

Maîtriser son usage du temps

Si l’on ne peut empêcher les heures de passer, on peut en revanche contrôler l’usage que l’on en fait. L’objectif de la matrice d’Eisenhower rejoint celui de la productivité : travailler non pas plus péniblement, mais plus intelligemment. Elle consiste à distinguer les notions d’urgence et d’importance, souvent confondues, afin de déterminer au mieux les priorités. On effectue ainsi un tri qui permet d’identifier les tâches dont on peut se débarrasser et celles qui ne peuvent pas attendre.

  • Les tâches urgentes et importantes : à traiter en priorité
  • Les tâches importantes, mais non urgentes : à planifier
  • Les tâches urgentes, mais peu importantes : à déléguer à d’autres
  • Les tâches ni importantes, ni urgentes : à éliminer.

Ce qui est urgent et important est prioritaire

Notre mode d’action par défaut nous pousse à traiter les tâches qui se présentent à l’instant, pensant qu’elles sont toujours urgentes. Pour nous y retrouver parmi les nombreuses responsabilités qui nous incombent, il est essentiel de faire une liste de l’ensemble de nos tâches, et d’identifier celles qui servent à la stratégie à long terme de l’entreprise. La division des tâches peut alors se faire dans le temps, de façon à garder une vue d’ensemble du travail global.

Planifier les tâches importantes et non urgentes

Lorsque nous ne planifions pas un travail qui « peut attendre », celui-ci risque de devenir une urgence absolue plus tard et de concurrencer les urgences du moment. La préparation d’un argumentaire vente pour un rendez-vous client la semaine suivante, par exemple, peut être planifiée afin d’avoir la date butoir en tête. Cette deuxième catégorie de tâches nécessite qu’on lui accorde le plus de temps possible : les actions importantes, bien que non urgentes, servent souvent la stratégie de développement à long terme. Fixer une date butoir systématique permet de ne pas se laisser distraire par les différentes sollicitations imprévues, évitant de laisser les autres définir nos priorités à notre place. Attention, cependant, à ne pas tomber dans un extrême (la procrastination) ou dans un autre (la planification excessive).

Apprendre à déléguer les tâches urgentes mais peu importantes

Il est aisé de tomber dans le piège de toute-puissance quand on travaille dans une PME, en voulant tout faire soi-même, de l’animation des réunions aux relances en passant par la planification des appels. Mais contrairement à l’adage, on n’est pas toujours mieux servi par soi-même, du moins pas quand on a déjà l’esprit occupé. Et ce, même si le fait d’être « multitâche » flatte notre ego et active le circuit de récompense. Abattre une montagne de travail ne contribue pas aux objectifs à long terme que l’on s’est fixé, bien au contraire. Si certaines tâches sont importantes pour d’autres, elles peuvent ne pas l’être pour soi : il est donc essentiel de lâcher prise afin d’éviter les horaires à rallonge et le stress inutile. Déléguer les tâches qui peuvent être effectuées par d’autres est la solution indiquée pour lâcher prise : on peut les confier à des collègues, à des prestataires extérieurs, ou encore à des outils de gestion numériques.

Ni important, ni urgent : identifier les tâches « parasites »

Difficile de croire que nous nous adonnons parfois à des actions qui ne revêtent aucune utilité pour notre business. Pourtant, elles existent : nos divagations régulières sur les réseaux sociaux en font partie. Dans un premier temps, il est donc utile de rester en alerte et d’observer son propre comportement sur le poste de travail, afin de guetter toutes les occasions de perte de temps que l’on saisit sans s’en apercevoir. C’est ainsi que l’on détecte les tâches insignifiantes qui peuvent être directement éliminées, et nous faire gagner un temps précieux à réutiliser pour, par exemple, effectuer d’autres tâches plus pertinentes… ou se reposer !

Guillaume Broutart

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