Et si on en profitait pour dématérialiser (enfin) les notes de frais ?

Et si on en profitait pour dématérialiser (enfin) les notes de frais ?

Publié le 10 avril 2020

C’était un rituel d’avant. Celui des notes de frais mensuelles. Un rituel fastidieux, à grands coups de tickets de caisses et de reçus. Le confinement a, comme toute chose, ses côtés positifs. Et s’il nous permettait de passer définitivement à la note de frais dématérialisée, ce serait toujours ça de pris. On fait le point avec Kahina Belmiloud, Experte Solutions Expense chez SAP Concur.

Digitaliser les notes de frais, comment ça marche ?

Auparavant, les entreprises se contentaient de numériser leurs reçus mais devaient conserver les justificatifs papier. Depuis le 1er juillet 2019, il leur est désormais possible de se débarrasser du papier sous la condition d’utiliser une solution conforme aux modalités de numérisation définies à l’article A 102B-2 du Livre des procédures fiscales. Un changement de législation important étant donné la corvée et le casse-tête que cette comptabilité représentait pour elles et leurs salariés.

Tout d’abord, la saisie, la manipulation, le classement ou encore l’archivage nécessaires dans le traitement des notes de frais sont une perte de temps considérable pour les entreprises. Une grande partie des collaborateurs y consacrent en moyenne 30 minutes(1) ? par note de frais chaque mois, des tâches qui se font souvent au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée. La fin de la note de frais papier permet aux décideurs de s’orienter vers des missions plus stratégiques, véritables leviers d’accélération de business, et aux collaborateurs de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée.

Comment prévient on les risques de fraudes ?

Près d’un Français sur 5 (19%(2)) affirme avoir déjà fraudé le fisc, les aides sociales ou son propre employeur. Entre erreurs intentionnelles et petits arrangements, la fraude à la note de frais représente un coût titanesque pour les entreprises. Estimé à 1,2 milliards d’euros en France, la fraude impacte négativement leur image de marque. Conscients de ces enjeux, 69%(3) des Français font confiance à la technologie pour lutter contre les déclarations non conformes, grâce à une meilleure traçabilité et un contrôle accru. Par exemple, la technologie offre des solutions pour lutter contre les fraudes (doublons, dépenses non conformes, etc…)

Grâce à une gestion rigoureuse des dépenses, la dématérialisation à valeur probante du processus de gestion des notes de frais permet aux dirigeants d’entreprise d’être conformes à la réglementation fiscale. Mais si la dématérialisation des notes de frais semble ne présenter que des avantages pour les entreprises, son succès dépend d’un facteur clé : la manière dont les salariés sont accompagnés dans la transition numérique.

Quelles sont les bénéfices pour les entreprises qui passent à la gestion digitale des notes de frais ?

La réussite d’un tel projet repose sur la capacité des collaborateurs à adopter les outils de digitalisation. Si pour la plupart des salariés, la gestion papier des notes de frais est une corvée, certains ne sont pas habitués au numérique et restent réticents au changement. Pour ces raisons, la transition vers le digital doit passer par un travail de sensibilisation et de motivation, une formation aux nouveaux outils et à la réglementation, et une présentation des avantages attendus pour les collaborateurs comme pour l’entreprise.

Dans la course à la compétitivité que mènent les entreprises, les bénéfices d’une telle démarche sont réels, tant sur le plan financier, technologique qu’environnemental. La dématérialisation des notes de frais est un puissant levier de modernité et de performance pour la fonction financière d’une entreprise.

Les bénéfices de la digitalisation des justificatifs de notes de frais sont immédiats. Pour les utilisateurs, l’enregistrement de chaque dépense se fait au fil de l’eau. Ces derniers scannent leurs tickets même en déplacement : la note de frais est automatiquement stockée dans l’application et le collaborateur peut se débarrasser de son justificatif papier.

Cela représente également un gain de temps et de simplification des processus pour les équipes compta : elles n’ont plus besoin de stocker les reçus papier et peuvent se concentrer sur des tâches de fond comme l’audit ou la définition de la politique voyage. Par ailleurs, l’entreprise gagne en visibilité sur les dépenses et la trésorerie. Quant aux process plus rapides, ils permettent aux salariés d’être remboursés plus rapidement.

L’adoption est très rapide chez nos clients, car les collaborateurs utilisent l’appli mobile comme ils le font avec leurs applications quotidiennes. Ils en perçoivent directement les bénéfices.

Pas de risques de conformité ?

Avec l’avènement de la digitalisation des processus organisationnels, les entreprises se doivent d’être de plus en plus vigilantes sur la manière dont ceux-ci sont gérés. Les raisons sont nombreuses. La première est, bien sûr, pour obéir à la loi et aux réglementations locales en vigueur, en particulier si vous opérez dans plusieurs pays. Mais c’est également utile pour assurer une cohérence globale dans vos interactions avec vos parties-prenantes et créer une expérience client à forte valeur ajoutée. Enfin, face à la multiplication des actes de piraterie numérique, il est essentiel de disposer de processus robustes pour savoir comment se défendre et riposter.

La conformité est un processus indissociable de la transformation digitale des organisations. Elle est parfois gérée par plusieurs services différents (ce qui ne facilite d’ailleurs pas sa mise en place), mais dans beaucoup de grandes entreprises, la conformité est un service à part entière, à la croisée des chemins entre droit, RH et informatique.

Toutes ces actions sont gérées par la fonction conformité. Et en matière d’innovation digitale, si les dirigeants veulent éviter les problèmes qui coûtent de plus en plus cher en termes financier et réputationnel, la conformité est indispensable. D’ailleurs, une étude du cabinet PwC a noté que le coût de la non-conformité est en moyenne 2,7 fois plus élevé que le coût de mise en place et de maintien de la conformité. Un rapport en augmentation de 45% par rapport à 2011. La conformité est un sujet très vaste, car elle englobe toutes les interactions numériques internes ou externes, allant de la gestion de la donnée à l’intelligence artificielle, en passant par vos outils de marketing, de vente, de support et vos processus financiers, entre autres exemples.

La gestion de la conformité digitale, en particulier en matière de gestion des frais professionnels, est une assurance qualité qui permet aux dirigeants :

  • De s’assurer que l’organisation respecte bien la loi.
  • De mieux appréhender la gestion des risques.
  • De ne pas craindre le prochain contrôle URSSAF.
  • De savoir à tout moment où se trouve quelle donnée et pour quel usage.
  • De faire des stress-tests afin de développer une démarche d’amélioration continue.
  • De faire monter en compétence ses équipes par des formations et des séminaires dédiés.
  • De créer de la valeur en repensant son organisation pour gagner en agilité et en efficacité. »

 

Source :

(1)baromètre conduit du 11 au 22 février 2019 auprès de 104 entreprises via la base Adelanto

(2) ,(3) étude menée par Odoxa pour SAP Concur, novembre 2019

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