C’est bien simple, on ne pourrait pas faire sans. A l’heure du télétravail généralisé, pas une journée (ou presque) sans une visio-conférence, une conférence téléphonique ou autres. Et à ce petit jeu des plateformes, Microsoft Teams fait figure d’incontournable. On en parle avec Laurent Teruin, MVP Microsoft et Référent technique chez Exakis Nelite.
Quel est le rôle des outils collaboratifs en entreprise ? Quels sont leurs effets en période de crise ?
Il faut comprendre que les outils collaboratifs tels que Microsoft Teams permettent d’agréger plusieurs axes de communication au sein d’une seule interface. C’est d’ailleurs une des clefs de leur succès auprès de nos clients. Qui ont alors la possibilité de collaborer avec un outil simple à utiliser. Car les interfaces sont similaires malgré les différentes plateformes utilisées (Mac, PC, tablette, interface Web, etc.). Les fonctions de conférences audio-vidéo et de téléphonie d’entreprise et le partage de fichiers sont ainsi fédérés.
Teams permet alors de suivre l’utilisateur où qu’il soit, ce dernier restant en contact permanent avec ses collègues grâce aux fonctions présentielles de l’outil. Teams est donc en train de remplacer progressivement une offre pléthorique d’outils aux logiques parfois divergentes autour d’un unique espace de travail communicant. En période de crise et de confinement, c’est, d’une part, un atout précieux pour continuer le travail en équipes et, d’autre part, un grand progrès pour maintenir un niveau d’interactivité important malgré l’isolement et l’éloignement géographique.
Concrètement, pour quelles raisons l’usage de Microsoft Teams peut améliorer les interactions à distance ?
Teams est doté d’informations de présence à tous les niveaux. Il vous indique non seulement si vos collègues sont occupés, en rendez-vous, au téléphone ou bien absents mais, au-delà, s’ils sont en train de travailler en même temps que vous sur un document, et c’est là l’essentiel. Les fonctions de partage documentaire assurent l’optimisation du temps de travail de chacun. Grâce à cette interactivité élevée qui maintient en cette période inédite pour tous. Une proximité, virtuelle certes, mais salvatrice, et dont l’efficacité n’est plus à prouver.
La force de cet outil réside également dans son ouverture vers l’extérieur. Il vous permet en effet de communiquer avec vos fournisseurs et clients avec les mêmes fonctionnalités, avec l’avantage de réduire l’utilisation du téléphone au strict nécessaire et les échanges par messagerie électronique. Encore un bénéfice appréciable. C’est ce que nous nous efforçons chez Exakis Nelite d’expliquer à certaines directions d’entreprise. Qui ont parfois des difficultés à entrevoir ces changements.
Comment déployer Teams rapidement et de façon efficace ? Quels sont les principaux défis pour les utilisateurs en télétravail ?
La solution Teams est déployable très facilement puisqu’il suffit de télécharger le client. Il s’installe en quelques minutes sans droits particuliers sur toute machine Windows, et cela en quelques clics. La mise en place des comptes utilisateurs et des licences se fait aisément. Soit par le mécanisme bien connu de synchronisation de l’annuaire de l’entreprise ou par l’exécution d’un script. Là n’est donc pas le défi.
Les principaux points d’attention du déploiement de Teams portent sur l’accompagnement des utilisateurs et l’organisation du travail au sien des différents espaces fonctionnels proposés par la solution. Selon le degré de maîtrise des collaborateurs de ces environnements, la personnalisation de l’accompagnement des utilisateurs en sera proportionnée. Face aux réflexes et aux habitudes que nous avons tous, les fonctions de l’outil devront parfois être expliquées pour une adoption facilitée. Tous les utilisateurs ne sont pas coutumiers des rendez-vous en visiophonie ou de la coédition documentaire. Peu d’entre eux sont aguerris aux subtilités d’animation des conférences à large audience.
La pédagogie est nécessaire car, ici plus que jamais, le point central, et une fois n’est pas coutume, n’est pas la technique mais bien le collaborateur. C’est par ailleurs tout l’intérêt des offres de déploiement rapides d’Exakis Nelite. Qui englobent la partie technique mais également l’accompagnement des utilisateurs dans le but de fournir rapidement une solution complète, opérationnelle et maîtrisée.
Après un mois de télétravail avec Microsoft Teams ; quel retour d’expérience des entreprises avez-vous ?
Cela fait plus de vingt ans que je travaille dans le monde des solutions collaboratives. Jamais nous n’avions assisté chez Exakis Nelite à un tel engouement pour ce type de solutions dans un laps de temps aussi court. Nous constatons que les utilisateurs se sont accaparé la solution et qu’ils l’utilisent de façon intensive. On voit bien que, plus que jamais, dans les circonstances actuelles, le besoin de communication est crucial et Teams en est le principal vecteur.
De nouveaux usages apparaissent, comme l’organisation récurrente de conférences à large audience regroupant plusieurs milliers de personnes dispersées à travers le monde. Nous traitons quotidiennement des questions sur les fonctions avancées de l’outil. Les collaborateurs sont curieux d’améliorer leurs connaissances pour en optimiser l’usage, aujourd’hui indispensable. Il est à parier que la crise du Covid-19 modifie durablement la façon dont les collaborateurs travaillent et interagissent. Apportant ainsi, in fine un léger mais bénéfique souffle de modernité. Il est temps.
A propos d’Exakis Nelite :
Fort de plus de 500 consultants répartis dans 15 agences. Exakis Nelite, entité du groupe Magellan Partners, est le premier partenaire pure-player Microsoft en France. Avec l’ambition de devenir son premier partenaire en Europe et en Afrique Francophone.
