Entreprises, gérez vos espaces… numériques !

Entreprises, gérez vos espaces… numériques !

Publié le 1 février 2021

Bien que les classeurs et autres dossiers papiers aient laissé place à des fichiers numériques, il ne faut pas délaisser l’organisation de ses ressources digitales pour autant. Des études démontrent qu’un salarié passe en moyenne près de 20 %* de sa journée de travail à chercher les informations nécessaires pour travailler. Un comble pour des outils censés améliorer notre productivité. Un espace numérique organisé et optimisé est un excellent moyen pour pouvoir se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Des outils qui font évoluer l’organisation des entreprises

Le tout numérique a profondément bouleversé notre façon de travailler. Exit classeurs et autres dossiers, tout se retrouve aujourd’hui sur un ordinateur ou sur un serveur. Il faut ajouter à cela les nouvelles habitudes apportées par les outils numériques. La prolifération des contenus et des supports sur lesquels l’on peut les partager a donné lieu à une multiplication des ressources à stocker et à organiser. Un même visuel peut par exemple être enregistré sous plusieurs formats différents en fonction du canal utilisé (réseaux sociaux, site internet, newsletter, etc).

Dans ce cadre, il devient nécessaire pour les entreprises de stocker et de rendre accessible l’information. Pourtant, 17 %** des entreprises admettent avoir très peu ou pas du tout de mobilité dans leurs documents. À l‘heure où le télétravail devient une habitude courante dans les entreprises, le besoin d’efficacité dans la collaboration à distance devient primordial. Néanmoins, stocker tous ces documents en ligne représente un coût et du temps homme pour organiser l’arborescence des dossiers. Un coût toujours plus lourd à porter pour des petites structures.

 

Un espace numérique bien rangé est plus productif

Un espace numérique mal organisé peut être une vraie pénalité pour la productivité d’une entreprise. Entre les fichiers obsolètes, les doublons, les dossiers placés aux mauvais endroits, les logiciels qu’il faut mettre à jour… Organiser correctement son espace numérique devient vite un casse-tête logistique ! Ainsi, 16 %** des entreprises déclarent s’être retrouvées dans une situation où elles n’arrivaient pas à trouver la bonne information en interne… Pire : dans 28 %** des cas, elles se rendent compte qu’une fois l’information trouvée, elle est inaccessible. La faute à un format de fichier incompatible ou non à jour qui entraînera forcément une perte de temps et donc de productivité.

Si l’on reprend le chiffre de 20% du temps de travail d’un salarié passé à chercher des informations et qu’on le ramène à une année, cela représente plus de 32 jours par an de travail perdu à rechercher des documents ou bien à mettre à jour ses applications. Des solutions existent : plateforme de partage de dossier via le Cloud, mises à jour

automatique avec un abonnement mensualisé, logiciels permettant de modifier le format d’un fichier… Autant de solutions proposées par de nombreuses sociétés de gestion d’actif numérique et qui s’adressent autant aux grands groupes qu’aux agences !

 

Optimisez vos activités numériques !

Les salariés américains estiment, que le traitement de mails occupe 15 % de leur temps de travail journalier. Or, ce type d’activités secondaires qui n’apportent pas ou peu de valeur ajoutée ne doivent pas mobiliser une trop grande partie du temps de travail. En effet, cela peut les pousser à se désintéresser de leur poste ou sérieusement faire chuter leur productivité. Là encore, les entreprises avec des petites équipes seront d’autant plus impactées que des grands groupes. Les outils numériques, censés nous faire gagner du temps en simplifiant les tâches, peuvent paradoxalement devenir des éléments qui impactent négativement la productivité : à nous de mettre en place les bons processus pour que cela n’arrive pas.

Le tout numérique se doit donc d’être organisé et rationalisé dans les entreprises, tout particulièrement dans les petites structures. Les nombreuses facilités qu’il apporte ne doivent pas nous faire perdre de vu cet aspect essentiel. À contrario, il est également nécessaire de savoir bien distinguer temps de travail et temps personnel avec le droit à la déconnexion. Rationnaliser son travail implique aussi de bien définir et respecter le temps de repos de ses employés.

 

Par Jean-Michel Laurent, Représentant France d’Extensis

* Selon un article de Courrier Cadres publié en 2019

** Selon une étude menée par Kyocera en 2019

 

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