Selon Nicolas Cochard, responsable des études, de la recherche et du développement chez Kardham, partenaire de la Chaire Workplace Management de l’ESSEC, il est tout à fait naturel d’être attaché à un bureau attitré. Il représente pour beaucoup de salariés un symbole identitaire au sein de leur entreprise. Pour autant, le flex-office n’est pas incompatible avec ce besoin de repères dans un territoire établi. Pour être accepté des collaborateurs, il doit être vu avant tout comme une équation économique qui apporte un certain nombre de gains en échange de la perte de leur place attitrée. Entretien.

Flex-office : une équation avant tout économique

Avant toute chose, Nicolas Cochard rappelle que la première motivation des entreprises pour instaurer le flex-office est de nature économique. Celle-ci repose sur le fait qu’un poste de travail fixe n’est jamais occupé à 100% par un salarié. « Même avant la crise, un poste de travail n’était occupé que 50% du temps ouvré. Parce que les salariés sont en réunion, en congés, chez un client… Avec l’essor du télétravail, on va tomber aux alentours de 20% de taux d’occupation. Au prix de l’immobilier par an, à Paris notamment, c’est impossible de payer autant pour un bureau occupé seulement 20% du temps. » calcule Nicolas Cochard.

Aussi, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à miser sur le flex-office pour réduire leurs coûts. En effet, le flex-office c’est le fait de disposer de moins de positions de travail assises que de collaborateurs. Le plus souvent, il se base sur un ratio de 0,8, soit 8 places pour 10 collaborateurs. Cela implique que tous les salariés ne peuvent pas se trouver tous en même temps au bureau et qu’une place assise peut servir à plusieurs collaborateurs. Il vient ainsi en complément de modes de travail nomades comme le télétravail.

Des collaborateurs a priori réfractaires au flex-office : pourquoi ?

Cette façon de travailler ne semble pas combler toutes les parties prenantes. Les salariés, notamment, se montrent plutôt réticents. Pour Nicolas Cochard, la défiance envers le flex-office est tout à fait naturelle car les inconvénients causés par ce type d’organisation sont très facilement identifiables. Il s’agit en premier lieu de la perte de son espace individuel. En effet, pour de nombreux collaborateurs, ne pas avoir de place attitrée est synonyme de déshumanisation et d’une perte de leur identité au sein de l’entreprise.

« Depuis les années 60, ce sont les psychologues environnementaux qui étudient la question des bureaux. Selon eux, la place physique et matérielle que chacun occupe au bureau représente sa place sociale, sa place dans l’organisation. C’est une partie de son identité. Disposer d’un bureau attitré répond donc à un besoin d’ancrage parfaitement naturel car l’humain est un animal, et comme les animaux, il a besoin de marquer son territoire. » développe Nicolas Cochard. Aussi, pour faire accepter le flex-office, il convient de montrer aux collaborateurs ce qu’ils ont à y gagner.

Flex-office : savoir poser l’équation

Le flex-office fonctionne sur un compromis et place face à la perte d’un bureau attribué un certain nombre de bénéfices. « Le gain se trouve essentiellement sur la question de l’autonomie et de la confiance, estime Nicolas Cochard. Avec le flex-office, l’employeur part du principe que le salarié peut être au travail sans être présent dans les murs. Cela implique qu’il lui fait confiance sur la gestion de son espace-temps de travail. Aussi, avec le flex-office, le collaborateur perd, certes, sa place attribuée, mais en échange, il gagne en confort. » D’autant plus si l’entreprise, en réduisant ses surfaces immobilières, peut disposer de locaux plus petits mais moins chers et donc mieux placés : en plein centre-ville par exemple.

Nicolas Cochard pense donc que le flex-office remporterait davantage l’adhésion si les personnes interrogées pouvaient mieux visualiser les avantages de cette organisation. « Aujourd’hui, seulement 10 à 14% des travailleurs fonctionnent sur un mode flex. La plupart des interrogés répondent donc a priori, sans vraiment savoir ce que cela implique. » précise-t-il. Selon lui, de nombreux salariés sont finalement séduits par le flex-office après l’avoir testé, même si ce n’est pas le cas de tous.

Le fantasme du Full-flex

Si le flex-office peut être source de confort pour les salariés, Nicolas Cochard admet volontiers que cette façon de travailler ne correspond pas à tout le monde. Il cite notamment le cas des fonctions supports comme les comptables, les juristes, les DRH. Ces métiers qui nécessitent encore l’utilisation du papier ou un besoin de confidentialité, ne peuvent pas s’effectuer en mode flex. Ces fonctions-là doivent donc disposer d’un bureau fixe, parfois même fermé. D’autres collaborateurs, dont le métier serait, en théorie, compatible avec du flex-office, ne parviennent pourtant pas à s’y faire. Selon Nicolas Cochard, l’employeur doit alors pouvoir répondre à ces salariés en leur offrant un poste fixe. « Il y a des personnes qui, pour de multiples raisons, ne parviennent pas à télétravailler et qui aiment venir 5 jours sur 5 au bureau. Ils y sont plus performants. Ces personnes-là, il faut leur donner un bureau fixe. De toute façon, si on ne leur donne pas, ils le prendront quand même. » décrypte Nicolas Cochard.

Ainsi, un collaborateur qui ne serait pas à l’aise avec le flex-office mettra en place diverses stratégies de contournement : il laissera des affaires sur le bureau pour signifier que c’est sa place, et que personne ne peut s’y installer à part lui. « Parfois, les directions privilégient l‘égalité de traitement à l’équité. Or, si un collaborateur exprime en toute honnêteté être moins performant en flex-office et qu’il n’obtient pas les ressources nécessaires pour effectuer son travail, on ne peut pas lui reprocher de ne pas être performant. » ajoute-t-il.  Le flex-office représente ainsi une réelle équation dans laquelle l’entreprise doit trouver son équilibre pour que l’espace de travail reste toujours une ressource et non une contrainte.